Comment fiabiliser vos appels d’offres BTP en phase DCE ?
Les problèmes rencontrés lors des appels d’offres proviennent rarement des entreprises elles-mêmes, mais bien plus souvent d’un DCE mal préparé. CCTP incomplet, DPGF non aligné, absence de bibliothèques fiables… Ces défauts entraînent des réponses difficilement exploitables, des ajustements à répétition et des retards sur le chantier.
Chaque semaine, SOC Informatique accompagne des maîtres d’œuvre, économistes et BET qui cherchent à fiabiliser leurs consultations. Cet article s’appuie sur un atelier animé par Rodolphe, formateur SOC, pour illustrer comment une méthode outillée permet de sécuriser la phase DCE, dès la rédaction des pièces écrites.
Un DCE fiable commence par une base structurée
La majorité des erreurs remontées en phase de consultation proviennent de la phase de rédaction. Lorsqu’un CCTP est rédigé sur Word, avec des copier-coller issus d’anciens projets, sans bibliothèque partagée ni contrôle qualité, les incohérences sont inévitables.
Un chapitre oublié dans la DPGF. Un descriptif non mis à jour. Une numérotation cassée. Ces détails génèrent des questions entreprises, des devis partiels, ou des oublis critiques.
Ce qu’il faut mettre en place :
- Une bibliothèque d’ouvrages métiers (par lot) à jour, normée (DTU, réglementation), réutilisable
- Une structuration du CCTP par lots, prestations et variantes
- Une liaison automatique entre le CCTP, la DPGF et le DQE
Avec DeviSOC, les données sont centralisées. Chaque prestation insérée dans le CCTP est répercutée automatiquement dans la DPGF. Si un chapitre est modifié, la mise à jour est immédiate dans tous les documents. Pas de doublon, pas de ressaisie.
Intégrer des bibliothèques fiables et personnalisables
Une des raisons principales de l’instabilité des DCE, c’est l’absence de bibliothèque métier. Chaque utilisateur écrit ses descriptifs, parfois même avec ses propres formulations. Impossible alors d’unifier les documents ou de garantir leur qualité.
SOC Informatique fournit plusieurs bibliothèques intégrées dans ses solutions :
BATI CCTP (CSTB) : 40 lots techniques normés avec mise à jour annuelle
BATI Chiffrage : pour ajouter des prix unitaires estimatifs dans les DPGF
Bibliothèque interne : personnalisable, modifiable, duplicable entre projets
Chaque équipe peut constituer sa base métier en s’appuyant sur ces fondations. Le gain est double pour l’entreprise, vous obtenez une homogénéité des documents et un gain de temps à chaque projet.
Automatiser la génération de la DPGF
La DPGF est trop souvent traitée comme une simple grille Excel remplie à la main, en parallèle du CCTP. Cela implique une double saisie, des oublis fréquents, et aucune garantie de cohérence.
Avec DeviSOC, la DPGF est générée à partir du CCTP ou du DQE. Les articles, quantités et descriptifs sont déjà présents. Il suffit d’ajuster les prix si nécessaire.
Avantages directs :
- Structure homogène entre CCTP, DPGF, DQE
- Export possible en Excel pour les entreprises
- Modification rapide en cas d’ajout/suppression de poste
Cette cohérence est essentielle pour garantir que les entreprises chiffrent les bonnes prestations, dans les bonnes quantités, sans erreur d’interprétation.
Suivre une méthode de production collaborative
Quand plusieurs personnes travaillent sur le DCE (CCTP, DPGF, AO), il est essentiel que les outils soient conçus pour ça. Les fichiers Word partagés sur un serveur ne suffisent pas.
Un logiciel comme DeviSOC permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur le même projet en parallèle. Chaque modification est tracée. L’organisation est claire par lots et localisations. Tous les documents sont extraits du même référentiel.
Les gains sont visibles dès les premières semaines :
- Plus de double saisie
- Un suivi clair des versions
- Une base commune pour toute l’équipe (y compris les sous-traitants)
Réduire le temps de traitement des offres reçues
Un DCE bien rédigé, c’est aussi un DCE mieux compris. Plus les pièces sont lisibles, structurées et cohérentes, plus les réponses des entreprises sont exploitables. DeviSOC permet d’intégrer les offres reçues (au format Excel ou PDF) dans un comparatif structuré par prestation et par entreprise.
Fonctionnalités disponibles :
- Saisie automatique ou manuelle des prix
- Affichage des écarts entre estimatif et propositions
- Classement selon critères techniques ou financiers
- Génération d’un rapport d’analyse exportable
Selon notre dernière étude, une MOE économise jusqu’à 2 jours par appel d’offres rien que sur l’analyse des offres reçues.
Créer un cycle complet : rédaction – consultation – analyse
Trop souvent, les équipes séparent les phases : un logiciel pour rédiger, un tableur pour analyser, des mails pour diffuser. Cette segmentation crée des pertes d’information et des erreurs de transmission.
Un outil comme DeviSOC permet d’intégrer toutes les phases :
- Rédaction du CCTP / DPGF
- Génération du DCE (RC, AE, CCAP, etc.)
- Envoi aux entreprises
- Réception et intégration des offres
- Analyse et sélection
En gardant tout dans un même environnement, on limite les ruptures de charge, on sécurise les données, et on fluidifie la consultation. Vous pouvez télécharger gratuitement notre checklist DCE.
Ne plus dépendre de Word et Excel
Les outils bureautiques sont pratiques… jusqu’à un certain point. Dès que l’activité s’intensifie, ils deviennent contre-productifs :
- Risque d’erreurs de version
- Aucune cohérence automatique entre documents
- Aucun suivi des modifications
- Pas de base articles partagée
Un BET ou une MOE qui souhaite structurer sa production doit investir dans un outil métier. Le ROI est immédiat dès 2 à 3 projets gérés simultanément.
Nous avions partagé un ebook gratuit sur le sujet, issu de nombreux échanges avec des BET. Vous pouvez le télécharger ici : « Pourquoi Word et Excel freinent les BET dans leur croissance ? »
Fiabiliser son DCE, c’est fiabiliser son chantier
Un DCE fiable ne sert pas qu’à gagner du temps. Il sécurise le chantier, réduit les avenants, améliore la qualité des réponses entreprises, et donne une image plus professionnelle auprès des maîtres d’ouvrage.
Les outils comme DeviSOC sont conçus pour ça. Ils ne remplacent pas l’expertise métier, ils l’encadrent, la structurent et la valorisent.
Vous souhaitez fiabiliser vos prochains appels d’offres BTP ?