Modifier un indice de dossier à la veille d’une remise. Corriger une adresse mal saisie sur 14 lots. Retrouver les ratios de prix d’une consultation datant de deux ans. Pour un bureau d’études qui gère simultanément des dizaines de projets de rénovation, ces micro-tâches s’accumulent et finissent par dévorer des journées entières sans que personne ne puisse vraiment les quantifier. Chez Ingedair, bureau d’études thermique fondé en 2013 à Entzheim, on n’a pas attendu que la situation devienne critique pour y remédier.
Ingedair : un bureau d’études thermique qui place la rénovation énergétique au cœur de son ADN
Fondée en 2013 par Camille Stadelmann, ingénieure thermicienne et titulaire d’un master en administration d’entreprise, Ingedair s’est imposée en douze ans comme l’un des bureaux d’études de référence en Alsace sur la rénovation du bâtiment existant. Vingt collaborateurs, trois agences à Entzheim, Colmar et Mommenheim, et une signature forte : chez Ingedair, tout le monde maîtrise la thermique du bâtiment, quelle que soit la spécialité d’origine.
Économistes de la construction, architectes, opérateurs en filtrométrie, thermiciens : l’équipe couvre toute la palette de la maîtrise d’œuvre, de l’étude de faisabilité jusqu’à la réception de chantier. Les clients sont des propriétaires privés, des bailleurs, des gestionnaires d’hôtels ou des communes, tous avec un objectif commun : améliorer leur patrimoine bâti, sur le plan énergétique, patrimonial ou de sécurité.
Ce qui distingue Ingedair, c’est autant l’ambition technique que l’état d’esprit. Camille Stadelmann, ancienne sportive de haut niveau, a imprimé à sa structure une culture d’amélioration continue permanente. « On essaie vraiment de mesurer le temps gagné », explique-t-elle. Une exigence qui a guidé, dès les premières années, le choix des outils et des process.
Excel, les mises à jour manuelles et les erreurs de TVA : un quotidien devenu ingérable
En 2017, Ingedair est encore en phase de structuration. L’équipe grossit, les projets s’accumulent, et les limites des outils bureautiques commencent à se faire sentir très concrètement. Le suivi financier des situations de chantier repose sur Excel. Dans un contexte de rénovation énergétique où les taux de TVA se superposent 5,5 %, 10 % et 20 % selon la nature des travaux, les risques d’erreur sont permanents.
« On avait sur chaque chantier des problèmes de TVA »
, se souvient Camille Stadelmann.
« J’avais le TTC à la fin qui était correct mais on ne pouvait pas valider une situation aux entreprises si la TVA n’était pas calée par rapport au marché. »
Au-delà de la TVA, c’est toute la gestion documentaire qui pose problème. Modifier un indice, corriger un titre de projet, changer une adresse : sur un dossier comportant 13 ou 16 lots, chaque correction se répercutait manuellement sur autant de documents.
Il y a aussi la question de la capitalisation. L’équipe sait qu’elle a déjà traité des projets similaires, mais retrouver les bonnes informations, savoir qui y avait travaillé, réutiliser ce qui existe plutôt que de tout recommencer tout cela prend un temps qui n’est jamais comptabilisé, mais qui grignote l’efficacité collective.
Structurer une fois pour travailler mieux toujours : le pari d’Ingedair avec DeviSOC
Le choix de DeviSOC intervient au moment précis où Ingedair se donne les moyens de passer à l’échelle. « On voulait arrêter de refaire les choses qu’on avait déjà faites, au lieu de réutiliser et d’augmenter », résume Camille Stadelmann. L’adoption du logiciel ne se fait pas en un jour : elle s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue qui va transformer progressivement la façon de travailler de toute l’équipe.
Aujourd’hui, DeviSOC intervient à partir du moment où le programme de travaux est cadré dès que les lots à consulter sont identifiés. Il couvre toute la phase projet jusqu’à la réception : rédaction des cahiers des charges, consultation d’entreprise, suivi administratif, technique (visas, comptes-rendus) et financier. La gestion des TVA multi-taux, autrefois source d’erreurs récurrentes sous Excel, est désormais automatisée.
L’une des décisions les plus structurantes a été la construction d’une bibliothèque maison. Arthur, référent technique DeviSOC au sein du bureau, a développé une bibliothèque de blocs de textes CCTP modulaires, organisés par lot, que chaque chargé de projet peut assembler et adapter selon son projet. Une bibliothèque de prix alimentée par toutes les consultations passées et une bibliothèque de styles Ingedair (pages de garde, comptes-rendus, CCTP) complètent le dispositif.
« La bibliothèque de CCTP, ça permet de gagner vraiment beaucoup de temps. On n’a plus qu’à aller piocher et adapter les textes pas à recréer depuis zéro à chaque fois. »
– Emma Lacroix, chargée de projet chez Ingedair
Pour formaliser et transmettre ces pratiques, Emma Lacroix, chargée de projet arrivée en stage de fin d’études en 2024 et aujourd’hui salariée permanente a créé un guide d’utilisation DeviSOC complet : un kit MOE couvrant toutes les phases de maîtrise d’œuvre, de l’avant-projet au suivi de chantier, avec DeviSOC comme fil conducteur. Un document qui fait aujourd’hui référence en interne pour l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Autre bénéfice, moins visible mais bien réel : la collaboration inter-structures. Architectes, électriciens, autres bureaux d’études : quand plusieurs acteurs d’une même opération travaillent sous DeviSOC, l’intégration des lots devient immédiate. « Avec des électriciens qui travaillent aussi avec DeviSOC, on a juste à glisser leur lot dans notre dossier et c’est bon », confirme Arthur.
50 jours économisés par an, zéro erreur de TVA et une sérénité retrouvée
Quand on lui demande d’estimer les gains obtenus grâce à DeviSOC, Camille Stadelmann prend le temps de la réflexion. La difficulté, c’est que le logiciel a été adopté tôt dans l’histoire d’Ingedair : il n’y a plus de base de comparaison directe. Mais le calcul reste parlant.
« Si je dois me lancer sur un chiffre, je dirais deux jours et demi par personne sur un an. Ça fait 50 jours chez moi. C’est quand même pas rien. »
Cinquante jours de travail effectif, soit plus de deux mois-homme, que l’équipe peut désormais consacrer à des tâches à valeur ajoutée.
Les gains se mesurent aussi en termes de qualité et de risque. Les pièces écrites sont plus fiables, parce qu’elles s’appuient sur une réflexion collective sédimentée dans les bibliothèques. La relecture est simplifiée, parce que tous les dossiers suivent la même structure. Et les sinistres liés à des erreurs documentaires ont diminué.
« On a tous gagné en sérénité. C’est sûr qu’on ne peut plus s’en passer dans notre fonctionnement actuel. »
– Camille Stadelmann, présidente et fondatrice chez Ingedair
Emma Lacroix souligne un autre avantage concret : le suivi financier de chantier.
« Comme tout est automatique, les calculs se font avec les paramètres qu’on a rentrés. S’il y a un décalage, on le voit tout de suite. Pour le suivi, c’est parfait on peut vraiment travailler position par position, pourcentage par pourcentage, et ça évite vraiment beaucoup d’erreurs. »
Dernier bénéfice et non des moindres, la rapidité de reprise en cas de retour de contrôle ou de demande de modification.
« On sort un dossier complet, on a travaillé dur, et il y a un retour qui demande des modifications dans plusieurs pièces. Avec DeviSOC, c’est très rapide de ressortir le dossier. Il n’y a pas toute une mécanique lourde à remettre en route comme ce serait le cas avec Excel. »
Ce que retient Ingedair
« Avec DeviSOC, on modifie une fois, et toutes les pages de garde sont mises à jour, DPGF et CCTP. Ce gain de temps, mais aussi ce gain de sérénité, on les a tous ressentis. On ne pourrait plus s’en passer. »
– Camille Stadelmann, présidente et fondatrice d’Ingedair
Vous souhaitez structurer la production de pièces écrites de votre bureau et gagner en sérénité au quotidien ?
Merci à Camille Stadelmann et son équipe pour cet échange riche et leur retour d’expérience sur DeviSOC.
Vous pouvez le contacter via leur site : www.ingedair.com
Voir le site de INGEDAIR